Op woensdag 27 maart 2024 heeft in Expo Hoevelaken het Seminar "Elektronisch facturen, scannen herkennen van boekingsdocumenten en AI" plaatsgevonden. Enthousiaste sprekers hebben hun kennis gedeeld met zo'n 100 aanwezigen. Presentaties van enkele sprekers zijn nu online beschikbaar.

• Kijk en vergelijk factuurverwerking
  Na een korte toelichting van aangeleverde voorbeeldfacturen (in zowel PDF- als UBL-formaat) en (kassa)bonnen hebben deelnemende leveranciers de verwerking van de aangeleverde voorbeeldfacturen en (kassa)bonnen getoond. Soms aangevuld met andere voorbeelden en onderscheidende functionaliteit. 
  
  De volgende leveranciers hebben deelgenomen:
  
  - Zenvoices;
  - Lyanthe; zie ook presentatie (PDF).
  - SmartBooqing; zie ook presentatie (PDF);
  - Bizcuit i.c.m. Minox; zie ook presentatie (PDF).
  - Yuki;
  - Exact.
  
  Enkele aandachtspunten die aan de orde zijn geweest:
  
  UBL vs PDF
  Als zowel een elektronische factuur (in UBL) wordt ontvangen als een digitale factuur in PDF, welke van deze 2 is dan de originele factuur? En mag de factuur in UBL aangepast worden door de toepassing aan de ontvangstkant op basis van de ontvangen PDF-factuur? Hier blijkt verschillend mee om te worden gegaan door softwareleveranciers (c.q. scan en herken dienstverleners). Een aandachtspunt voor de organisatie die de factuur ontvangt en accountant om vooraf goed af te stemmen.
  
  Als zowel een elektronische factuur (in UBL) wordt ontvangen als een digitale factuur in PDF, in hoeverre wordt dan automatisch gecontroleerd door de toepassing aan de ontvangstkant op eventuele verschillende tussen de UBL en PDF? 
  Denk aan factuurelementen als:
  - Factuurbedragen;
  - IBAN;
  - BTW nummer;
  - Adressering.
  En hoe worden deze verschillen weergegeven aan de gebruiker? 
  Eveneens een aandachtspunt voor de organisatie die de factuur ontvangt en accountant om vooraf goed af te stemmen.
  
  BTW en Horeca / catering / presentje
  Een voorbeeld boekingsbon heeft betrekking op de aankoop van flessen wijn als sprekerspresentje. Het is dan de bedoeling de BTW niet te verrekenen. Het zelfde geldt voor een voorbeeldfactuur met catering (koffie, thee, e.d.) voor een seminar. Dit is een aandachtspunt bij zowel een factuur in UBL als PDF. Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat BTW in de horeca-sector weer wel aftrekbaar is. 
  
  Verder is kort het volgende genoemd:
  - Kunnen boeken op kenteken bij een leasefactuur;
  - Herkennen van n.a.w. op boekingsbon (via een afbeelding);
  - Alleen facturen of ook andere bijlagen als boekingsvoorstel meenemen;
  - Handgeschreven tekst op een boekingsbon als attentiepunt. Wordt dit herkend en gesignaleerd?
  - Factuurregels individueel boeken of alleen totalen op basis van BTW-percentage;
  - Leverancier (op factuur/boekingsbon) per filiaal boeken of alleen landelijk;
  - Door een gebruiker feed back kunnen geven als er iets niet goed gaat. Als leerproces voor het systeem.
  - Een Sligro-factuur is tegenwoordig als eletronische factuur in UBL beschikbaar.
  - Afletteren van een factuur pin/contant.
  
  Kortom: genoeg aandachtspunten om nog aandacht aan te besteden. Met dank voor een ieders inbreng. 

• Verplichtstelling E-factureren in België
  E-factureren tussen ondernemingen wordt per 1-1-2026 verplicht in België met gebruik van Peppol.
  Wat betekent dit voor leveranciers uit Nederland die aan afnemers in België factureren? Een aandachtspunt is met name de wijze waarop het creditnota's wordt gewerkt. In Nederland kennen we een creditnota als gewone factuur, maar dan met de aanduiding "creditnota" en negatieve factuurbedragen. In België is een creditnota een apart document met positieve bedragen.
  
  Philippe Moerman, Billit heeft een presentatie gegeven over de verplichtstelling van E-factureren in België en ging daarbij uitgebreid in op de verwerking van de creditnota.
  Naar presentatie door Phillipe Moerman, Billit (PDF).
  
  Zie ook Wiki UBL > UBL creditnota voor een uitgebreidere uitleg over de creditnota in Nederland (en enkele andere landen).
    
• Impact ontwikkeling E-factureren binnen de Nederlandse overheid 
  De (Rijks)overheid maakt al een paar jaar gebruik van elektronisch factureren op basis van Peppol. 
  
  E-orders en Timecards
  Een aantal leveranciers ontvangt dagelijks E-orders van de Rijksoverheid via Peppol. Deze leveranciers hebben hierdoor het verkoopproces vergaand kunnen automatiseren. Inmiddels is ook een time-cards pilot gaande binnen de Rijksoverheid op basis van Peppol.Timecards zijn documenten waarin organisaties de gewerkte uren van flexwerkers registreren. Deze belangrijke informatie stelt leveranciers in staat om nauwkeurige e-facturen op te stellen op basis van de gewerkte uren. 
  
  Justin de Jager, Beleidsmedewerker BZK, heeft een inleiding gegeven over de huidige stand van zaken en
  geplande ontwikkelingen.
  
  Sylvia Vertegaal, Adviseur Digitalisering Rijksinkoop, ging specifiek in op de werking van E-orders die vanuit de Rijksoverheid aan leveranciers gestuurd worden en de verdere ontwikkeling daarvan.
  
  Lieke de Koe, Adviseur Digitalisering Rijksinkoop, ging specifiek in op de time-cards pilot binnen de
  Rijksoverheid.
  
  Naar presentaties vanuit de Rijksoverheid (PDF).
  
  
• Peppol en een live demo van factuur retourberichten (E-retour)
  Peppol wordt niet alleen ingezet voor het elektronisch verzenden en ontvangen/verwerken van facturen. Met behulp van Peppol retourberichten (Peppol BIS Invoice response 3.0) kan een verkoper automatisch de status van facturen volgen bij kopers via zijn eigen administratieve software. De enige voorwaarde is dat beide partijen gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Zo word je als leverancier automatisch geïnformeerd als een factuur is opgenomen in de administratie van een afnemer, is beoordeeld en goedgekeurd of bijvoorbeeld afgekeurd (met reden). 
  
  Na een korte inleiding van de mogelijkheden volgde een live demo van E-retour door Exact en Zenvoices. 
  Beide leveranciers hebben deel uitgemaakt van de "kopgroep E-retour". 
  Lees meer over E-retour.
  
  
• AI en E-factureren
  Machine learning (als onderdeel van Artificial intelligence - AI) is al langer in gebruik voor met name factuurherkenning en -verwerking. Op basis van enkele stellingen en vragen is met aanwezigen AI doorgenomen in relatie tot met name het herkennen van boekingsdocumenten. Ook komt 'machine learning aan de orde in de gids die hierna wordt genoemd.
    
  Zodra er meer te melden valt over de implementatie van AI binnen standaard software zullen we daar melding van maken op deze website. 
  Lees meer over Robotic accounting en AI op deze website.
  
  
• Gids Elektronisch factureren en scan herken van boekingsdocumenten
  In dit rapport streven wij ernaar een zo actueel en volledig mogelijk overzicht te geven over ontwikkelingen, standaarden, softwaretoepassingen en dienstverlening op het gebied van ‘elektronisch factureren en scan en herken van boekingsdocumenten’ in Nederland.
  Naar opvragen gratis gids E-factureren en scan herken van boekingsdocumenten.